Miksi yrittäjän kannattaa ulkoistaa tehtäviä?

Yrittäjänä on helppo ajatella, että itse tekemällä säästää rahaa. Varsinkin yritystoiminnan alkuvaiheessa moni tehtävä tuntuu sellaiselta, jonka voisi aivan hyvin hoitaa itse. Laskut lähtevät siinä samalla, sähköposteihin voi vastata illalla, somejulkaisun ehtii tehdä viikonloppuna ja kotisivujen päivitykset voi hoitaa sitten, kun tärkeämmät työt on tehty.

Ongelma on siinä, että näitä pieniä tehtäviä kertyy helposti enemmän kuin huomaa. Päivä täyttyy asioista, jotka on hoidettava, vaikka ne eivät varsinaisesti vie yritystä eteenpäin.

Silloin kannattaa pysähtyä miettimään, mihin oma työaika oikeastaan kuluu. Tehtävien ulkoistaminen etäassistentille voi olla järkevä ratkaisu silloin, kun yrittäjän oma aika alkaa kulua liikaa yrityksen pyörittämiseen liittyviin käytännön tehtäviin.

Kaikkea ei tarvitse tehdä itse

Yrittäjän ei tarvitse osata eikä hoitaa kaikkea itse vain siksi, että kyseessä on oma yritys. Yrityksen pyörittämiseen kuuluu paljon erilaisia tehtäviä, ja osa niistä on sellaisia, joissa yrittäjän oma osaaminen on aidosti tarpeellista. Toiset taas ovat tehtäviä, jotka joku toinen voisi hoitaa yhtä hyvin tai jopa tehokkaammin.

Ulkoistamisen idea ei ole siirtää kaikkea mahdollista muiden tehtäväksi, vaan löytää ne asiat, joiden tekemiseen oma aika ei ole järkevintä käyttää.

Jos yrittäjän työpäivä kuluu esimerkiksi laskutukseen, sähköposteihin, ajanvarausten järjestämiseen, tiedostojen etsimiseen, kotisivujen päivittämiseen ja someasioiden pyörittämiseen, jääkö yrityksen kehittämiselle ja asiakkaiden palvelemiselle riittävästi aikaa?

Moni yrittäjä huomaa vasta tehtäviä ulkoistaessaan, kuinka paljon aikaa erilaisiin pieniin ja toistuviin asioihin todellisuudessa kuluu.

Yrittäjän aika on yrityksen tärkeimpiä resursseja

Ulkoistamista kannattaa ajatella myös ajan näkökulmasta. Yksi ylimääräinen työtunti ei ole yrittäjälle vain yksi tunti muiden joukossa, vaan se on tunti pois jostakin toisesta.

Jos saman ajan voisi käyttää asiakkaiden hankkimiseen, myyntiin, asiakastyöhön tai yrityksen kehittämiseen, kannattaa miettiä, kumpi tekeminen on yrityksen kannalta tärkeämpää.

Tämä ei tarkoita sitä, että kaikki yrityksen käytännön tehtävät pitäisi ulkoistaa. Joskus jo muutaman toistuvan tehtävän siirtäminen toiselle voi vapauttaa yllättävän paljon aikaa.

Esimerkiksi laskutuksen tukitehtävät, sähköpostien ja asiakasviestien hoitaminen, ajanvarausten järjestäminen tai verkkosivujen päivittäminen voivat olla sellaisia tehtäviä, jotka on tärkeää saada tehdyiksi, mutta joiden ei välttämättä tarvitse olla yrittäjän omalla työlistalla.

Ulkoistaminen voi tuoda myös mielenrauhaa

Ulkoistamisen hyöty ei ole aina euroissa mitattavissa.

Kun sähköpostit, laskutukset, verkkosivujen päivitykset tai muut sovitut tehtävät eivät pyöri jatkuvasti mielessä odottamassa sopivaa hetkeä, yrittäjän ei tarvitse käyttää energiaa niiden muistamiseen ja järjestelemiseen.

On eri asia tietää, että jokin tehtävä pitäisi vielä hoitaa, kuin tietää, että se on jonkun vastuulla.

Hyvä ulkoistuskumppani ei siis ainoastaan tee tehtäviä yrittäjän puolesta. Hän voi parhaimmillaan auttaa pitämään arjen järjestyksessä ja huolehtia siitä, että sovitut asiat tulevat tehdyiksi ajallaan.

Kun yrittäjän ei tarvitse pitää mielessään jokaista pientä tehtävää, jää myös enemmän tilaa keskittyä omaan työhön.

Etäassistentti tuo joustoa yrittäjän arkeen

Etäassistentti voi olla yrittäjälle joustava tapa ulkoistaa tehtäviä ilman, että yritykseen tarvitsee palkata työntekijää. Apua voi saada juuri niihin tehtäviin, jotka vievät yrittäjän aikaa tai jäävät helposti muiden töiden jalkoihin.

Etäassistentilta voi ulkoistaa esimerkiksi hallinnollisia tehtäviä, laskutuksen tukitehtäviä, sähköposteja ja asiakasviestintää, ajanvarausten ja kalenterin hallintaa, verkkosivujen päivityksiä, materiaalien tekemistä sekä sosiaalisen median käytännön toteutusta.

Tehtävät voidaan sopia yrityksen tarpeiden mukaan. Kaikki eivät tarvitse etäassistenttia joka päivä tai kokopäiväisesti. Joskus apua tarvitaan vain muutaman tunnin ajan viikossa, joskus tietyn projektin ajaksi ja joskus säännöllisesti kuukausittain.

Tärkeintä on löytää yrittäjän omaan tilanteeseen sopiva tapa ulkoistaa. Etäassistentin palvelut voidaan rakentaa esimerkiksi muutaman tietyn tehtävän ympärille tai laajemmaksi tueksi yrittäjän arkeen.

Milloin ulkoistamista kannattaa harkita?

Ulkoistamista kannattaa ainakin pohtia, jos huomaat tekeväsi jatkuvasti tehtäviä, joihin et oikeastaan haluaisi käyttää aikaasi, siirtäväsi tärkeitä asioita iltoihin tai viikonloppuihin tai pyörittäväsi mielessä pitkää tehtävälistaa, joka ei tunnu koskaan lyhenevän.

Myös siinä vaiheessa, kun yrityksessä alkaa olla enemmän asiakkaita ja tekemistä kuin yksi ihminen ehtii järkevästi hoitaa, on hyvä hetki miettiä, mitä voisi siirtää toisen tehtäväksi.

Jos huomaat käyttäväsi paljon aikaa sellaisiin tehtäviin, jotka eivät vaadi juuri sinun osaamistasi, voi olla hyvä pysähtyä miettimään, voisiko joku toinen hoitaa ne puolestasi.

Kaikkea ei tarvitse odottaa siihen asti, että oma jaksaminen loppuu.

Ulkoista tehtäviä, jotta voit keskittyä siihen, mitä haluat yrityksessäsi tehdä

Yrittäjyydessä ei ole kyse siitä, kuinka monta asiaa pystyy tekemään itse. Yrityksen kasvaessa olennaisempaa on osata tunnistaa, mihin oma aika ja osaaminen kannattaa käyttää.

Kun rutiinitehtäviä ja aikaa vieviä käytännön asioita siirretään eteenpäin, yrittäjälle jää enemmän aikaa sille, missä hänen oma osaamisensa on tärkeimmillään.

Tehtävien ulkoistaminen ei siis tarkoita sitä, että yrittäjän pitäisi luopua kaikesta kontrollista. Päinvastoin, hyvin sovitut vastuut voivat tehdä yrityksen arjesta selkeämpää ja antaa yrittäjälle enemmän aikaa keskittyä asiakkaisiin, myyntiin ja yrityksen kehittämiseen.

Jos huomaat miettiväsi jatkuvasti, että pitäisi ehtiä tehdä vielä sitä ja tätä, ehkä kaikkea ei tarvitsekaan tehdä itse.

Jos haluat selvittää, voisiko etäassistentista olla apua sinun yrityksesi arjessa, voit olla minuun yhteydessä. Mietitään yhdessä, mitä tehtäviä olisi järkevää ulkoistaa ja millainen apu sopisi juuri sinun tilanteeseesi.